Vállalati dokumentumkezelés

Napjaink (dokumentumkezelési) problémái

Szinte minden intézmény és vállalat előbb vagy utóbb – mérettől függetlenül – találkozik a dokumentumok kezelésének problematikájával. Napjainkra a korábban megszokott módszerek – a fájlrendszerben való dokumentumtárolás – idejétmúlttá, korszerűtlenné és nagy tömegű dokumentum esetében gyakorlatilag követhetetlenné, átláthatatlanná vált. A helyzetet bonyolítja, hogy a dolgozók, munkatársak egyre inkább mobillá válva szeretnének hozzáférni a mindennapi munkavégzéshez szükséges dokumentumokhoz a legkülönbözőbb eszközökről és alkalmazásokból. Gondoljunk csak bele, hogy számos vállalat éppen napjainkban vezeti be (vagy teszi lehetővé) munkatársai számára a táblagépek, okostelefonok vállalati használatát, ugyanakkor a munkavégzés eszközének, módjának és helyének megváltozása nem jelentheti a munkavégzés akadályát vagy minőségének változását – sőt annak napjainkban egyre inkább hatékonnyá kellene válni. Számos vállalat vezet be nyílt forráskódú megoldásokat – költségcsökkentési, szabványosítási vagy éppen stratégiai megfontolásokból – így a munkatársak által használt szoftverkörnyezet is egyre színesebbé válik. Sok vállalat vagy intézmény esetében a nyílt forráskód felé tett első lépés az irodai környezet „kiváltása” a korábbi MS Office környezetnél lényegesen költséghatékonyabb nyílt forráskódú megoldásokra (például LibreOffice vagy OpenOffice), ami sok esetben (főleg nagyméretű intézmények vagy nagyvállalatok esetében) heterogén alkalmazáskörnyezethez vezet, azonban a dokumentumkezelésnek transzparensnek kell(ene) lennei, kezelnie kell(ene) tudnia ezt a heterogenitást.

A dokumentumok vállalati környezetben történő kezelésére kifejlesztett szoftvermegoldások nem újkeletűek, már jóideje találkozhatunk kifejezetten vállalati dokumentumkezelő megoldásokkal, azonban a „klasszikus” megoldások elterjedését több tényező is jelentősen hátráltatta. A piacon korábban jelen lévő megoldások egyik legnagyobb hibája a túlzsúfolt funkcionalitás és az ezzel együtt járó igen nehézkes bevezetés (volt), amit csak tetézett e megoldások igen borsos – a legtöbb hazai vállalat számára megfizethetetlen – licenszköltség és a bevezetés bonyolultsága, időigénye és költségei.

Napjaink hatékonyságra törekvő vállalatai, intézményei esetében egyre nagyobb igény mutatkozik a csoportos munkavégzés hatékonyságának növelésére is. Ez egyre inkább igaz ott, ahol a munkavégzés alapját leginkább célfeladatok, projektek jelenti. A projektszemlélet egyre inkább teret nyer mind a nagyvállalatok, mind az intézmények esetében, azonban igen gyakran hiányoznak azok a valóban hatékony eszközök (és most tekintsünk el a „klasszikus” projektmenedzsment megoldásoktól), amelyek valóban képesek a projektalapú munkavégzés támogatására. A csoportos vagy projekt alapú munkavégzés szinte mindig dokumentumokon keresztül, dokumentumok használatával történik, amely dokumentumok a feladat, a projekt egy-egy tevékenységét, eredményét jelentik, így természetes módon jelentkezik az igény olyan eszközök használatára, amelyek dokumentum központúak, ugyanakkor a projekt végrehajtásával kapcsolatos egyéb igényeket (például naptárkezelés, tudásbázis építés, értesítési rendszer, folyamatok kezelése, eszköz- és helyfüggetlen hozzáférést stb.) is kielégítik. A felmerült igények egyértelműen visszavezethetők, leképezhetők dokumentumkezelő alkalmazások használatára, amelyek lehetővé teszik a dokumentumokkal kapcsolatos munkavégzés, projektalapú gondolkodás maximális támogatását, például azáltal, hogy az elkészült vagy éppen módosított dokumentumokat a közösség, a csoport számára járulékos (meta) információkkal ellátva, szabályozott, változáskövetett módon tárolják, teszik lehetővé azok kereshetőségét (ne csak a fájlnév vagy cím, hanem akár a metainformációk, akár a tartalom alapján) és a tárolt dokumentumokhoz egyszerű (például webes), ugyanakkor a biztonsági szabályoknak (policy-knak) megfelelő eszköz- és helyfüggetlen hozzáférést biztosítanak.

Az Alfresco ECM megoldás

Az Alfresco egy teljes értékű nagyvállalati dokumentum és tartalomkezelő (ECM – Enterprise Content Management) megoldás, amely funkcionalitásában sok tekintetben egyenértékű a sokszor igen bonyolult és drága „klasszikus” tulajdonosi ECM megoldásokkal, azonban a nyílt forráskódú megközelítésnek és az újragondolt architektúrának köszönhetően azoknál lényegesen költséghatékonyabb, illetve nagyságrendekkel egyszerűbben és olcsóbban vezethető be.

Az Alfresco létrehozása során a fejlesztőket több cél is motiválta. Az első – és talán legfontosabb –, hogy olyan szoftvermegoldást hozzanak létre, amely teljes mértékben kielégíti a vállalatok és intézmények dokumentumkezeléssel kapcsolatos elvárásait, legyenek azok akár néhány fős mikrovállalkozások, kisvállalatok vagy akár a legnagyobb méretű multinacionális cégek, országos intézmények. A termék létrehozása során számos olyan előnyt sikerült kihasználni, amelyek sok klasszikus megoldás esetében korábban problémát jelentettek. Ilyen előny volt a legkorszerűbb (webes) technológiáknak és a dokumentumkezeléssel kapcsolatos legújabb elvárásoknak és trendeknek való megfelelés, hiszen nem a már meglévő terméket kellett ezen adottságokhoz igazítani, hanem az adottságokat, igényeket, lehetőségeket figyelembe véve lehetett a terméket kifejleszteni. Nem utolsósorban az Alfresco létrehozása során igen fontos szempont volt, hogy a termék teljes mértékben nyílt forráskódra épüljön, így aknázva ki a nyílt forráskódú megközelítés valamennyi előnyét, ugyanakkor már a kezdetektől fogva biztosítva a nagyvállalati szolgáltatásokat és támogatást a nyílt forráskódú termékhez. Ezen szempontok maximális érvényesítése mellett napjainkra az Alfresco ECM a vállalati dokumentum- és tartalomkezelő megoldások között vezető pozíciót vívott ki magának és a nyílt forráskódú ECM megoldások között egyértelműen piacvezetővé vált.

Az Alfresco ECM áttekintése

Az Alfresco szoftvermegoldás napjaink legkorszerűbb technológia komponenseiből felépített keretrendszer, ami amellett, hogy teljes környezetet biztosít a vállalati dokumentum- és tartalomkezelésre, dokumentum alapú csoportmunkavégzésre és projektkövetésre, kész alkalmazásokat is biztosít a dokumentumkezeléssel kapcsolatos feladatok elvégzésére. A fejlesztés során fontos szempont volt, hogy az Alfresco biztosította szolgáltatásokat ne csupán a szoftver által biztosított alkalmazásokon keresztül, hanem a nyílt és szabványos interfészeket felhasználva külső rendszerekből is használni lehessen. Ez a képesség – ami a fejlesztők, integrátorok számára különösen fontos – teszi az Alfresco megoldást méltán népszerűvé.

Technikai értelemben az Alfresco ECM alapját a központi tartalomtár, vagyis dokumentumok megbízható és robusztus tárolására, keresésére optimalizált Content Repository jelenti. A teljes szoftvermegoldás különböző szolgáltatásai, a felhasználói felületek illetve az úgynevezett tartalomalkalmazások mind-mind eköré a tartalomtár köré épülnek fel. Ezt az architektúrát – főleg a termék nyílt forráskódú filozófiája miatt – csak úgy lehet megvalósítani, ha minden esetben nyílt szabványokat használunk, ami maga után vonja az Alfresco ECM természetéből adódó rugalmasságát, bővíthetőségét, fejleszthetőségét.

Az alkalmazott technológiai megközelítésből – vagyis a nyílt szabványokra építő központi dokumentumtár szemléletből – adódik az Alfresco megoldás egyik legnagyobb előnye, a maximális rugalmasság és alakíthatóság. A rendszer maga is kínál a központi magra épülő „külső” alkalmazásokat, szolgáltatásokat, azonban kellő szakmai tudás birtokában bárki szabadon létrehozhat olyan egyedi vagy célorientált „héjat”, amely teljes mértékben képes kihasználni a Content Repository biztosította szolgáltatásokat, ugyanakkor tökéletesen alkalmas akár egy adott üzleti (intézményi) probléma vagy igény megválaszolására, akár egy speciális technológiai követelmény kielégítésére.

Az Alfresco ECM legfontosabb szolgáltatásai

Az Alfresco tartalom- és dokumentummenedzsment rendszer – ahogy azt a korábbiakban már bemutattuk – minden olyan képességgel rendelkezik, amelyek szükségesek ahhoz, hogy egy intézmény – legyen szó akár a legnagyobb intézményekről – vagy nagyvállalat igényeit maradéktalanul kielégítse. Az alábbiakban bemutatjuk azokat a legfontosabb képességeket és szolgáltatásokat, amelyek a terméket kiemelik a többi hasonló megoldás közül.

Keresés

Mint minden tartalomkezelő rendszernek, úgy az Alfresco ECM-nek is központi funkcionalitása a keresés, hiszen ezen keresési szolgáltatás működésén, annak minőségén múlik a rendszerben tárolt tartalmak elérése, kiszolgálása a felhasználók (vagy külső alkalmazások) számára.

Az Alfresco keresési szolgáltatása nagyon leegyszerűsítve a tartalomtárban történő keresést biztosít, illetve ezen keresés eredményét képes különböző szempontrendszerek, keresési szűrők alapján visszaadni a keresés kezdeményezője számára (aki lehet egy felhasználó, de lehet egy alkalmazás, egy külső program is). A keresés természetesen jogosultsághoz kötött, így a keresés eredménye függ a felhasználói jogoktól, jogosultságoktól.

Az Alfresco a tartalmak keresésére már alapértelmezetten is többféle módszert biztosít, ezek közül a legfontosabbak:

• SOLR – A legújabb generációs, immár 4.0 verziójú Alfresco a korábbi keresési megoldások mellett támogatja az Apache SOLR keresési platformját, amely a korábbi Apache Lucene-re épül, annak képességeit egészíti ki (például a hasonlóságra alapuló keresés lehetőségével vagy olyan nagyvállalati képességekkel mint a replikáció) és lehetővé teszi igen nagyméretű és nagy teljesítményű Alfresco (nagyvállalati) környezetek kialakítását.

• Lucene – Az Apache Lucene-re épülve lehetőséget biztosít metaadatok alapján történő keresésre vagy akár teljes szöveges (szabad szöveges) keresésre, ráadásul a két módszer akár együttesen is alkalmazható.

• XPath – az XPath specifikációnak megfelelő útvonal alapú kontextuális navigáció

• Az Alfresco saját szabad szöveges keresése, amely független a Lucence alapú hasonló keresési funkcionalitástól

• CMIS QL – Az OASIS szabványként meghatározott CMIS (Content Management Interoperability Services) lekérdezőnyelve (QL – Query Language) ugyancsak támogatott. A CMIS QL lehetővé teszi, hogy az Alfresco saját szabad szöveges lekérdezőnyelvét is „elhelyezzük benne”, így gyakorlatilag az ilyen típusú lekérdezések, keresések beágyazhatók a CMIS QL-be.

A fentieken kívül fontos megemlíteni az Alfresco Search API-ját, ami segítségével a rendszer keresési képességei a fejlesztők számára kiterjeszthetőek és gyakorlatilag szinte bármilyen külső keresőrendszer, keresőmotor illesztése megvalósítható rajta keresztül.

Dokumentum alapú folyamatok megvalósítása

Az Alfresco egy teljes funkcionalitású nagyvállalati dokumentumkezelő rendszer, így alapfunkcionalitásai közé tartozik a munkafolyamatok támogatása (workflow). Az Alfresco beépített munkafolyamat támogató komponenssel (workflow engine) rendelkezik, azonban lehetőséget biztosít külső workflow használatára is. Az Alfresco a workflow támogatást egymással lazán – ugyanakkor szabványok mentén – kapcsolt modulok használatával valósítja meg.

Az Alfresco beépített workflow képességének központi komponense a jBPM alapú workflow engine (a jBPM a Red Hat / Jboss nyílt forráskódú business process management projektje). Ez a workflow engine felelős magának a munkafolyamatnak a futtatásáért, az egyes feladatok és eljárásdefiníciók végrehajtásáért. A központi elemet, a workflow engine-t közvetlenül nem, hanem az ún. workflow service-en keresztül lehet elérni, amely szolgáltatás(ok) eléréséhez a rendszer jól dokumentált felületet biztosít. A rendszer „alatt” működő workflow engine workflow service-en keresztül történő elérése további előnyöket is biztosít. Ezek közül a legfontosabb az, hogy ilyen módon bármiféle olyan alkalmazás, amely a rendszer workflow képességeit használja függetlenné válik a konkrét workflow implementációtól, hiszen azt a workflow service egy szabványos felületen keresztül elrejti előlük. Az ún. workflow service API-ne keresztül (amely elérhető akár Java-ból, akár JavaScript-en keresztül) gyakorlatilag bármely alkalmazás szabadon illeszthető az Alfresco ECM-hez, illetve a fejlesztők számára is lehetővé válik olyan „független” alkalmazások fejlesztésére, melyek a rendszer workflow képességeit használják.

Az ábrából is látható, hogy a workflow service illetve a konkrét workflow implementáció (workflow engine) az ún. SPI-ken (service provider interface) keresztül kerül integrálásra. A megközelítés lehetővé teszi, hogy amennyiben nem a beépített jBPM alapú megoldást, hanem külső (pl. 3rd party) workflow motort kívánunk használni, úgy azt is megtehessük. Ebben az esetben természetesen gondoskodnunk kell arról, hogy az SPI interfészeken át a workflow service-en keresztül elérhető valamennyi szolgáltatás implementálásra kerüljön.

Metaadat-kezelés

A metaadat-kezelés a tartalom- és dokumentumkezelő megoldások egyik központi (és mindenképpen alap) funkcionalitása, a legfontosabb olyan képesség, ami ezen megoldásokat megkülönbözteti az egyszerű fájlalapú tárolórendszerektől. A dokumentum- és tartalomkezelő rendszerek célja nagyon leegyszerűsítve, hogy bennük különböző tartalmakat tároljunk (ezt eddig egy egyszerű fájlrendszer is tudná) és ezen tartalmakat gyorsan, pontosan, szabványos módon kereshetővé tegyük (ezt már nem biztosítják a fájlrendszerek). A tárolt tartalmak jellemző paraméterei a metaadatok, amelyek a tartalom típusától függően más-más típusú leírások lehetnek (pl. egy szöveg esetén a szerző, a cím, a módosításokra vonatkozó információk, képek esetén az exponálásra, a készítés helyére, a felbontásra vonatkozó adatok stb.).

Az Alfresco, mint a piac egyik vezető ECM megoldása automatikus és fejlett képességeket biztosít a benne elhelyezett illetve tárol tartalmakhoz tartozó metaadatok kezelésére. A gyakorlatban a metaadat-kezelés egyrészt jelenti a rendszerbe kerülő (és ez független a csatornától, amelyen keresztül a dokumentum belekerül az Alfresco repository-ba) tartalmak jellemző metaadatainak automatikus kinyerését és felismerését (metadata extraction), másrészt a rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy a tartalmakat leíró metaadatok körét rugalmasan, a mindenkori igényeknek megfelelően határozzuk meg és alakítsuk ki. A metaadatok kinyerésére az Alfresco a széles körben használt és elismert Apache Tika eszközkészletet használja, amely alapértelmezett támogatja az ECM rendszerekben tárolt tartalmak igen széles körét.

Az egyszerű metaadat kinyerés mellett az Alfresco ECM további szolgáltatásokat is biztosít. Az egyik ilyen például a tartalmak automatikus transzformációja, ami lehetővé teszi, hogy a repository-ba kerülő különböző formátumú (de például azonos típusú) tartalmak közös, egységesített formátumban is tárolásra kerüljenek. Ezt a módszert használja az Alfresco például a tartalmak előnézeti képének megjelenítésére, ahol fájlformátumtól függetlenül egységes előnézetet generál például a szöveges állományok számára.

Egy tartalomkezelő rendszer esetében széles körben alkalmazott (főleg nagyvállalati környezetben) a tartalmak tömeges importálása. Ilyen tömeges import (batch import) esetén merül fel igényként a metaadatok importálása illetve az importált metaadatok összerendelése (mappelése). Az Alfresco ECM természetes módon támogatja a tartalmak tömeges betöltését (pl. CMIS-en keresztül) és ezzel együtt a metaadatok importálását és megadott séma szerinti egységesítését.

Kapcsolódási felületek, interfészek

Az Alfresco felépítését bemutató áttekintő ábrán szemléletesen látható, hogy az Alfresco ECM felhasználói a lehető legszélesebb körből kerülhetnek ki. A rendszer alapértelmezetten biztosít webes felületeket (webes alkalmazásokat) a végfelhasználók irányába (ezek közül napjainkban leginkább elterjedt az Alfresco Share, mint felhasználói alkalmazás, felület). Ezen túlmenően a rendszer kapcsolódást biztosít külső dobozos alkalmazások (például üzleti folyamatok, e-mail rendszerek), egyedi fejlesztések irányába éppúgy, mint például a különböző fájlrendszerek irányába. Egy izgalmas kapcsolódási pontja a rendszernek a webszolgáltatás felület. Az Alfresco ECM alapértelmezetten kínál szabványos (és részletesen dokumentált) webservice interfészt, amelyen keresztül külső alkalmazások (például a napjainkban egyre szélesebb körben terjedő SOA megoldások) képesek szabványos, natív módon igénybe venni a rendszer által biztosított valamennyi szolgáltatást.

Külön csoportba tartoznak az ún. content alkalmazások. Ezen alkalmazások irányába a tartalomkezelő rendszerek esetében szabványként elfogadott (és korábban már említett) CMIS felületet, illetve a REST-tet, mint univerzálisan használható protokollt használhatjuk.

 A fenti ábra áttekintést ad az Alfresco által biztosított legfontosabb hozzáférési felületekről (csatornákról), kiemelve, hogy az egyes csatornák esetén melyek az alapértelmezett illetve legfontosabb kapcsolódási protokollok.

Nagyon fontosnak tartjuk hangsúlyozni, hogy a rendszer szolgáltatásaihoz történő hozzáférés igen sok esetben a rendszermag (vagy backend, gyakorlatilag a tartalomtár, repository) szolgáltatásokhoz való hozzáférést jelenti. Az Alfresco ECM alapvető architekturális koncepciója, hogy számos lehetőséget biztosít a tartalomtár, az alap tartalomkezelő funkciók elérésére akár külső rendszerek, kész alkalmazások, akár a fejlesztők számára (API-k és hozzáférési protokollok formájában), azonban alapértelmezetten biztosít kész felhasználói felületeket is (pl. Share webalkalmazás) a rendszer közvetlen, külső eszköz nélküli használatára. A rendszer által biztosított szolgáltatások szempontjából a két megközelítés transzparens, ugyanakkor sok más ECM megoldással ellentétben valamennyi lehetőség alapértelmezetten (extra költségek nélkül) rendelkezésre áll.

Csoportmunka képességek

Az Alfresco ECM elsődleges célja – mint minden dokumentumkezelő megoldásé – a korábban részletesen bemutatott, szabványokon alapuló dokumentum befogadás, tárolás, kategorizálás, verziókezelés. Az Alfresco fejlesztése során – éppen a felhasználói szokások, a webes technológiák előtérbe kerülése miatt – előtérbe került a dokumentumkezelésen túl, azonban a kezelt dokumentumokra épülő, azokkal szorosan együttműködő csoportmunka funkciók implementálása. Korábban is léteztek ugyan olyan szoftvermegoldások, amelyek lehetővé tették a vállalati webalapú csoportmunkát, azonban éppen ezen megoldások kényszerű integrációjából és nehézkességéből adódóan (például intranet portálok) a használatuk nem vált természetessé, ráadásul az újonnan megjelenő közösségi funkciók (például blog, wiki, stb.) az intranet portálok esetében sem váltak alapértelmezetté. Az Alfresco tervezése és fejlesztése során – kihasználva a technológia adta és a felhasználói igények jelentette helyzetet – alapértelmezetten belekerültek a termékbe azok a komponensek, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára a korszerű csoportmunka funkciók használatát, így a termék alapértelmezetten tartalmazza a wiki létrehozás lehetőségét, blogok létrehozását, fórumok kezelését, a dokumentumok állapotának változásáról az e-mailben vagy RSS csatornán történő értesítést, ugyanakkor a szoftver biztosítja a portálokra jellemző, akár teljes mértékben testre szabható (perszonalizálható) webes felületet. Ezen webes felület – amellett, hogy lehetőséget biztosít a dokumentumok kezelésével kapcsolatos valamennyi funkció elérésére – olyan portál funkcionalitással is bír, mint például a különböző forrásokból származó tartalmak aggregációja, ugyanakkor a nyílt és szabványos fejlesztési le­he­tő­sé­gek­ből a­dó­dó­an egy­sze­rű­en le­het­sé­ges a „por­tál funk­ciók” bő­ví­té­se e­gye­di tar­tal­mak­kal, al­kal­ma­zá­sok­kal.

Biztonság

Nagyvállalati, intézményi szoftvermegoldások esetén az egyik leginkább – és joggal – megkövetelt képesség a biztonság, ami egy dokumentumkezelő rendszer esetében hatványozottan érvényes, hiszen igen gyakran az adott vállalat minden elektronikusan tárolt illetve digitalizált dokumentuma – beleértve a szenzitív anyagokat is – a rendszerben kerül tárolásra. Az Alfresco ECM nagyvállalati képességeit jellemzi, hogy teljes mértékben megfelel a vállalatok biztonsággal kapcsolatos elvárásainak, beleértve a felhasználókezelésre és a dokumentumok biztonságára vonatkozó házirendek, szabályozások implementálásának lehetőségét vagy a vállalat egyéb informatikai rendszereinek integrálására vonatkozó támogatást.

Az Alfresco a felhasználókezelésre, a rendszer felhasználóinak authentikálására saját felhasználói adatbázist és authentikációs alrendszert biztosít, amelyek mindegyike fejlett képességekkel rendelkezik. Az authentikációs alrendszer alapértelmezetten támogatja a legelterjedtebb azonosítási mechanizmusokat (NTLM, LDAP, LDAP-AD, passthru. Kerberos), amelyek módszerek az azonosítás során „kombinálhatók”, egymással kaszkádolhatók, azonban a rendszer képes arra is, hogy az azonosítás teljes folyamatát külső komponensnek „adja át”, biztosítva ezzel például a vállalati SSO környezettel történő rugalmas és problémamentes integrációt.

Az Alfresco-ban a rendszer felhasználóit csoportokba, a felhasználókat és a csoportokat pedig úgynevezett zónákba szervezhetjük. Ez a kifinomult jogosultsági rendszer ad lehetőséget a jogosultságok magas fokú particionálására.

A rendszerben a dokumentumok speciális hierarchia szerint kerülnek tárolásra. A hierarchia minden pontjára – így a legvégső elem, az adott dokumentum szintjére is – külön-külön meghatározható a jogosultsági rendszer, továbbá a felhasználók az adott szinten rájuk jellemző szerepkörük alapján képesek a dokumentumműveletek végrehajtására. A jogosultsági rendszer természetesen a dokumentumok keresésére is érvényes, a keresési műveletek során a felhasználók azon dokumentumokat (és dokumentumokon belül azon tartalmak, információk) megtekintésére, elérésére jogosultak, amelyre az adott objektumra meghatározott jogosultságuk az adott pillanatban lehetőséget biztosít.

Futtatókörnyezet, platform

Az Alfresco ECM teljes mértékben nyílt forráskódra épülő ECM megoldás, így a futtatókörnyezet megválasztása során is lényesen több lehetőség közül választhatunk, mint sok tulajdonosi szoftver esetében. Ráadásul az Alfresco ECM teljes mértékben Java technológia segítségével került fejlesztésre, ami már önmagában biztosítja a hordozhatóságot.

Az Alfresco ECM környezet futtatásához alapvetően Java alkalmazásszerverre, relációs adatbáziskezelőre (JDBC felületet támogató) illetve olyan platformra van szükség, amely biztosítja ezen komponensek működését. A gyakorlatban a fenti követelményeknek megfelelő környezet viszonylag könnyen előállítható, vagyis egy működő Alfresco környezet kialakítása egyszerűen és költséghatékony módon megoldható.

A nagyvállalati működési mód természetesen más feltételeket követel meg, míg adott esetben egy költséghatékony fejlesztői környezet összeállítása, így a platform kialakítása során feltétlenül célszerű figyelembe venni a szabványosság és az ár szempontok mellett az üzemeltethetőségre, a támogatásra, a teljesítményre és a stabilitásra vonatkozó szempontokat is. Egy nagyvállalati környezet esetében célszerű – és fontos – kitekinteni az ECM által meghatározott közvetlen követelmények mögül és megvizsgálni azon szempontokat is, hogy hogyan és milyen módon (milyen további modulok, komponensek alkalmazásával) lesz a teljes rendszer felügyelhető, hogyan lehet beilleszteni a vállalat üzemeltetési rendjébe, biztonsági szabályrendszerébe, esetleg hogyan tud együttműködni már meglévő komponensekkel, legyenek azok akár az operációs rendszer, akár egy külső folyamatmotorral kapcsolatos megkötések.

Nagyvállalati alkalmazási tapasztalatok mutatják (és ezek összhangban állnak az Alfresco ajánlásaival), hogy „üzemi környezetben a széles támogatással rendelkező és gyakorlatilag ipari szabványnak számító Red Hat operációs rendszer, mint működési platform használata javasolt. Java futtatókörnyezetként az adott vállalat preferenciáinak figyelembe vételével célszerű kiválasztani az alkalmazásszervert, amely lehet akár az Alfresco által alapértelmezetten támogatott (és a termék részét képező, így az Alfresco Enterprise esetén az Alfresco hivatalos támogatását élvező) Tomcat, ugyanakkor természetesen támogatott az igen széles körben elterjedt nyílt forráskódú vállalati kategóriájú JBoss alkalmazásszerver is. Ez utóbbit célszerű olyan esetekben is választani, ahol az Alfresco által biztosított alapfunkcionalitást egyedi fejlesztésekkel, komponensekkel kívánjuk kiegészíteni. Relációs adatbáziskezelőként támogatott mind a PostgreSQL (vagy annak nagyvállalati változata, az EnterpriseDB), mind a MySQL illetve az Oracle. A PostgreSQL (EnterpriseDB) mellett szóló érv a költséghatékonyság és teljesítmény mellett a függetlenség az Oracle-től, ami sok esetben kiszámíthatatlan (és gyakran kínosan költséges) meglepetéseket okozhat.

Magas rendelkezésre állás

Egy nagyvállalati ECM rendszerrel szemben (amely a vállalat működése szempontjából meghatározó tartalmak tárolását és kereshetővé tételét biztosítja, emellett kiszolgálhat vállalati munkafolyamatokat is) természetes elvárás a folyamatos, magas rendelkezésre állás. Architekturális szempontból a magas rendelkezésre állás megvalósításának eszköze a klaszterezés lehet, nincs ez másképp az Alfresco esetében sem. Az Alfresco ECM (az operációs rendszert, mint működtető platformot nem számolva) négy nagyobb komponensből épül fel:

• Alkalmazásszerver

• Tartalomtár (Content store)

• Adatbázis

• Maga az alkalmazás

Klaszterezés szempontjából az Alfresco három, a rendelkezésre állás szintje szerint eltérő megoldást is biztosít.

• Alapesetben – a legegyszerűbb megoldás esetén – az alkalmazásszerver meghibásodására biztosít lehetőséget, ahol az alkalmazásszerverek klaszterezett módban működnek, azonban a tartalomtár és az adatbázis egy helyen, közös hozzáférésű eszközön (pl. SAN storage) kerül kialakításra. Ezt a konfigurációt az alkalmazásszintű (például a JBoss alkalmazások esetén használt) klaszterezéssel érhetjük el.

• Az Alfresco által kínált következő fokozat a klaszterezésre a tartalomtár replikációja. Ebben az esetben az alkalmazásszerver meghibásodása mellett a tartalomtár sérülésére is megoldást biztosít a rendszer. A tartalomtár klaszterezésére vonatkozó opció az Alfresco termékek között a vállalati megoldás, vagyis az Enterprise változat részét képezi.

• Az Alfresco ECM-mel elérhető legmagasabb rendelkezési szint az adatbázis meghibásodását is kezeli. Ebben az esetben a tartalomtár mellett az adatbázis replikációja is megvalósul, amit – mivel az adatbázis-kezelő többféle is lehet – adatbázis-kezelő szinten lehet megvalósítani, természetesen építkezve a tartalomtár replikációjára.

Tipikus alkalmazási területek az Alfresco ECM megoldására

Az alábbiakban olyan alkalmazási területeket mutatunk be, amelyek egy-egy olyan valós igényt, problémát vagy követelményt fednek le és számos intézmény vagy vállalat esetében felmerülnek. Az esetek mindegyikére a nyílt forráskódú Alfresco ECM alkalmazásával optimális (technológiai, pénzügyi és stratégiai) válasz adható.

Tartalompublikáció és tartalomkezelés webes portálkörnyezetben

Számos vállalat vagy intézmény vezetett be az elmúlt években vállalati (vagy intranet) webportált, amelynek elsődleges célja általában a belső információáramlás felgyorsítása és a csoportmunka színvonalának emelése. Természetes evolúciós folyamat, hogy előbb-utóbb felmerül az igény a belső intranetes portálok kiegészítésére, kiterjesztésére a dokumentum és tartalommenedzsment irányára, azonban a klasszikus portálmegoldások általában csak komoly limitációkkal alkalmasak a vállalati tartalmak és dokumentumok kezelésére.

Az Alfresco ECM korábban már bemutatott architekturális megközelítéséből adódóan – vagyis a központi, szabványokon keresztül elérhető Content Repository és az annak szolgáltatásait használó, de lazán csatolt héjszerű felhasználói alkalmazások függetlensége miatt – tökéletesen alkalmas gyakorlatilag bármilyen webes portálrendszerrel való integrációra. A gyakorlatban számos példa igazolja, hogy az Alfresco jelentette dokumentumkezelési szolgáltatások szervesen illeszthetők be intranetes portálkörnyezetekbe, amelyeken keresztül az intézmény vagy vállalat munkatársai (vagy akár külső felhasználói) teljes funkcionalitással képesek a dokumentum- és tartalommenedzsment – korábban ismertetett – valamennyi funkcionalitását használni.

Jól példázza a fentieket az Alfresco biztosította Content Repository (illetve dokumentumkezelési szolgáltatások) és az igen széles körben elterjedt, vállalat intranet portálként is népszerű Drupal integrációja, amelyre maga az Alfresco – illetve implementációs partnerei is – kész megoldást kínálnak. A korábban már Drupal alapú portált bevezető intézmények vagy vállalatok az Alfresco ECM alkalmazásával úgy képesek kiterjeszteni a portál tartalom- és dokumentumkezelési szolgáltatásait, hogy minden invesztíció és tudás, ami a webes portált érintette változatlan formában megmarad, ugyanakkor a felhasználók egy piacvezető ECM megoldás minden előnyét (és szolgáltatását) élvezhetik akár a jól megszokott vállalati portálkörnyezeten keresztül is. Az integráció természetesen nem jelent kizárólagosságot, az egy opció a számos lehetőség közül, amellett akár az Alfresco „hagyományos” alkalmazásai, felhasználói felületei is használhatóak maradnak.

Dokumentumtár közvetlen elérése heterogén irodai környezetből (kollaboratív dokumen­tumkezelés)

Nagyvállalati, intézményi környezetben a felhasználók számára a munkavégzés során az egyik legfontosabb szempont a hatékonyság növelése. Az irodai munka, a dokumentumok előállításával, szerkesztésével kapcsolatos feladatok során az átlagos felhasználó számára az lenne a természetes munkamenet, ha az irodai programcsomagból – legyen az akár Microsoft Office, akár nyílt forráskódú megoldásként OpenOffice vagy LibreOffice – közvetlenül a vállalati dokumentumkezelő rendszerbe tudná menteni az elkészült anyagait, illetve az office alkalmazás ugyancsak onnan lenne képes közvetlenül megnyitni azokat.

Léteznek ugyan „célorientált” alkalmazáskészletek (ilyen például a Microsoft termékportfólió), amelyek esetében az együttműködő termékek (mint pl. MS Office és SharePoint Server) képesek az integrációra, azonban ezen termékek csak és kizárólag egymással, szigorúan zárt módon képesek együttműködni. Napjaink vállalati informatikai rendszerei egyre inkább épülnek – vagy épülnének – a költséghatékony, nyílt szabványokra épülő, az együttműködést támogató nyílt forráskódú szoftvermegoldásokra, azonban ezen termékek bevezetése – főleg heterogén, vagyis zárt, tulajdonosi szoftverkomponenseket is tartalmazó alkalmazáskörnyezetekben – sok esetben akadályokba ütközik.

A nyílt forráskódú irodai programcsomagok (OpenOffice / LibreOffice) nagyvállalati elterjedését korábban az egyik éppen azon heterogén alkalmazási környezetek jelentették, ahol a vállalati dokumentumkezelő rendszer tulajdonosi megoldás (pl. MS SharePoint Server) volt, hiszen a nyílt forráskódú office termékek nem voltak képesek ezen ECM megoldások szolgáltatásait közvetlenül elérni. A problémát felismerve az ULX – mint a legjelentősebb hazai nyílt forráskódú rendszerintegrátor – úgy döntött, hogy a nyílt forráskód adta lehetőségeket kihasználva kifejleszti azt a kiterjesztést (OpenOffice / LibreOffice extensiont), amely univerzális módon teszi lehetővé a nyílt forráskódú irodai programcsomagok kapcsolódását gyakorlatilag bármely szabványos és sok nem szabványos vállalati dokumentumkezelőhöz, így képes csatlakozni – és nem utolsósorban integrálni – mind az Alfresco ECM dokumentumkezelő rendszert, mind az MS SharePoint-ot a nyílt forráskódú irodai programcsomagokat használó munkatársak asztali környezeteibe.

A Dokutár kiterjesztés számára lényegtelen, hogy a háttérben a nyílt forráskódú Alfresco ECM megoldás vagy a tulajdonosi SharePoint Server áll, mindkét rendszer irányába azonos szolgáltatásokat biztosít. Lehetővé teszi, hogy a felhasználók akár több szervert is beállíthassanak, így a különböző dokumentumaikat különböző rendszerekben kezelhetik – ugyanabból az irodai környezetből.

A kiterjesztés lehetővé teszi, hogy a dokumentumok mentését – természetesen a dokumentumkezelő rendszer jelentette szolgáltatásokat, mint indexelés, verziózás kihasználva – és betöltését közvetlenül az ECM rendszerbe illetve onnan végezzük el, illetve lehetőséget biztosít olyan extra funkciókra, mint például a dokumentumkezelő rendszerben megvalósított dokumentum alapú munkafolyamatok közvetlen indítására az OpenOffice / LibreOffice szoftverekből.

Dokumentum alapú folyamatok kezelése és monitorozása

Egyre több intézmény és vállalat esetében figyelhető meg, hogy működésüket jól meghatározott folyamatok mentén valósítják meg, legyen szó egy intézmény ügyiratkezeléséről, szakmai folyamatairól vagy egy vállalat üzleti megoldásairól, alkalmazásairól. A folyamatok igen gyakran épülnek dokumentumokra, így természetes igény jelentkezik olyan folyamatvezérlő (workflow) megoldások alkalmazására, amelyek képesek kezelni a dokumentumok létrehozásával, szerkesztésével, azok jóváhagyásával kapcsolatos tevékenységeket.

Az Alfresco ECM tervezése során meghatározó szempont volt a dokumentumok (és egyéb tartalmak) kezelésének képességén túl az azokhoz kapcsolódó tevékenységek folyamat alapú szemlélete. Ezt a megközelítést előtérbe helyezve az Alfresco ECM integráns módon tartalmazza egy jBPM-re épülő folyamatmotort, ami az Alfresco esetében kifejezetten a dokumentumokra épülő vállalati folyamatok felépítésére és menedzselésére lett optimalizálva. Az Alfresco nyitottságából és szabványkövetéséből adódóan azonban természetesen adott a lehetőség bármely más szabványos folyamatmotor (process engine, workflow server) integrációjára, így bármely olyan vállalat vagy intézmény esetében, ahol szabványokra épülő folyamatokat használnak (például BPEL vagy BPMN technológiát alkalmazva) lehetséges a folyamatok integrálása, kiegészítése az Alfresco biztosította dokumentumkezelési képességekkel.

Azon vállalatok vagy intézmények esetében, ahol stratégiai (vagy éppen pénzügyi, technológia) szempontból nyílt forráskódú megoldások bevezetése mellett döntenek optimális választást jelenthet a nyílt forráskódú Alfresco ECM integrációja a teljes funkcionalitású JBoss workflow környezettel (JBoss Enterprise SOA Platform), hiszen a JBoss technológiát használva a Alfresco folyamat alapú dokumentumkezelése olyan nagyvállalati funkcionalitással is kiegészülhet, mint az üzleti szabálykezelés vagy éppen a folyamatok (és dokumentumok) állapotáról hiteles visszajelzést biztosító folyamatmonitorozás vagy Business Activity Monitoring.

Csoportmunka, projektalapú együttműködés

Manapság a hatékony csoportos munkavégzés mind a vállalatok, mind a nagyobb intézmények esetén projekt alapon működik, ahol az adott „témák” köré projekt (és természetesen projektszervezet) jön létre. A feladatok végrehajtása, részfeladatokra bontása, időütemezése, követése mind-mind projekt alapon történik. A projektek adminisztrációja, követése, a projektfolyamatok szinte kivétel nélkül dokumentumalapúak.

Nyilvánvaló, hogy a hatékony projektmunka támogatásához hatékony informatikai támogatásra is szükség van, ráadásul olyan eszközre van szükség, amely integrált módon képes támogatni a projekt alapú szervezetek kommunikációját, együttműködését, ráadásul mindezt könnyen, egyszerűen, sok esetben hely- és eszközfüggetlen módon úgy, hogy közben képes kezelni a projektvégrehajtással kapcsolatos folyamatokat (projektfolyamatok, eljárások) és maximálisan támogatja a projekttel kapcsolatos bármiféle dokumentumok (tartalmak) kezelését.

Az Alfresco ECM megoldás ideális választást jelent a projekt alapú működés támogatására, hiszen a rendszer részét képező, a legkorszerűbb webes technológiákra épülő felhasználói alkalmazása (az Alfresco Share) egyik koncepcionális alapelve éppen a projektközpontú gondolkodás volt. Az Alfresco Share-ben történő munkavégzés alapját jelentő elem (a Site) gyakorlatilag egy projekt-munkaterületként fogható fel, amelyhez felhasználók (projekttagok) rendelhetők különböző jogosultságokkal. A munkaterülethez (vagy projekthez) különböző „előregyártott” szolgáltatásokat rendelhetünk, így minden projektnek lehet saját naptárrendszere (amiben a projekt előrehaladását, a kiosztott feladatokat, projekteseményeket követhetjük), saját dokumentumtárat hozhatunk létre az adott projektre, az egyes projektdokumentumok státuszában (és ezzel gyakorlatilag a projekt állapotában) bekövetkezett változásokhoz értesítések rendelhetők. A klasszikus csoportmunka képességeken (levelezés, naptárkezelés) túl az Alfresco Share biztosítja a projektalapú (vagy témaalapú) wiki létrehozását, az adott projekten (témán) belül blogot írhatnak a munkatársak, támogatott a kérdések, problémák fórum alapú „megbeszélése”.

Az Alfresco ECM képességeinek bemutatása során már kitértünk a beépített workflow nyújtotta lehetőségekre. Ennek használata természetesen projekt alapon is lehetséges, például workflow alapokon megvalósítva a projektek során létrehozandó és kezelendő dokumentumok, űrlapok kezelését, projektfolyamatok leképezését.

Végül, de nem utolsósorban érdemes kiemelni, hogy az Alfresco keretrendszere természetes módon támogatja a hely- és eszközfüggetlen használatot (a felület alapértelmezetten webes technológiákra épít, egyszerű webböngészőn keresztül elérhető), így a munkatársak a teljes „projekttámogatási környezetet” akár távolról, mobileszközökről is képesek teljes funkcionalitással használni.